豆知識

新社会人として覚えておくべき5つのマナー

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3月も後半になりました。天気が続きすっかり春めいて、スプリングコートもいらないほど暖かい日が増えてきましたね。

4月から社会人になる方も多いと思います。社会人になるにあたりしっかりとおさえておくべきなのが、”ビジネスマナー”です。

今回は、『新社会人として覚えておくべき5つのビジネスマナー』をご紹介いたします。

ビジネスマナーの基本

挨拶

ビジネスマナーの基本と言えば…まずは挨拶です。

挨拶は、自身の第一印象を左右する行動と言っても過言ではありません。仕事上でのマナーは、自身だけではなく会社のイメージにもつながるため、本当に大切なものといえます。

また、それだけでなく、積極的に挨拶を行うことで社内の空気が良くなったり、人との関係性が良くなったりもする大事な行動です。出勤時・退社時だけでなく、廊下や階段などの移動中にすれ違う際にも明るく気持ちのこもった挨拶をするように心がけましょう。

 

また、日本の挨拶に欠かせない、お辞儀。

お辞儀(おじぎ、英語bow)とは、挨拶感謝、敬意などを表すために、相手に向かってを折り曲げる動作である(wikipedia参照)

 

お辞儀は、角度によって会釈敬礼最敬礼と意味が変わってきます。

会釈

腰の曲げる角度は約15度。一般的な挨拶や、外部の人とすれ違うときにするおじぎ。会社の同僚や友人、上司やお客さまなど幅広い相手に使う。角度が小さいため首から曲げがちだが、腰からきちんと曲げることを意識する。

敬礼

腰の曲げる角度は約30度。最も頻繁に使われているおじぎ。お客さま、訪問先、上司などの目上の方に対して使う。顔を上げたまま行わないように注意。

最敬礼

腰の曲げる角度は約45度。一番丁寧なおじぎ。ビジネス上では役員などの高い役職の方へ最敬礼を行う場合がある。ビジネス以外では、結婚式などのかしこまった場や謝罪の意を表わす際に使用する。手は、身体の横または前へ持ってくるようにする。(女性は前で指を重ねるとよい。)

 

意味や場面を使い分けて、挨拶と一緒に必ず行うようにしましょう!

時間厳守

 

時間を守ることは、人として大切なスキルになります。ビジネスマナーのなかでも、”時間厳守”は最低限行うべき行動です。学生のうちも社会人になってからも、「遅刻厳禁・時間厳守・5分前行動」を心がけましょう。時間を守ることにより、周りからの信頼を獲得することにもつながります。万が一、体調不良や公共交通機関等の遅延などで遅れてしまうときは、前もって上司に『報告・連絡・相談』をきちんとするようにしましょう。

時間に対してルーズであると、自身に対する評価が下がるだけではなく、会社自体の信頼性を失うことにも繋がります。取引先との商談に遅刻した場合、イメージダウンどころではなく、最悪の場合、取引相手を怒らせて商談が中止となる可能性も出てきます。自分自身のためにも、会社のためにも、遅刻はせず時間を守ることのできる社会人になりましょう。

社内ルールを守る

大きな企業では、社内ルールを設定しているところが多いでしょう。

社内ルールとは、服務規律や業務マニュアルなど、会社が独自に設定した規則・ルール※のことです。(※就業規則のような”契約”ではなく、”会社内での決まり事”。)

社内ルールを守ることで達成感を味わうことができ、上司から自分自身を認めてもらえることにも繋がります。

言葉遣い

ビジネスマナーの基本として、必ず敬語を用いるようにしましょう。

敬語は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つに分かれていますが、「美化語」を加えて4つと数えたり、「謙譲語」を細かく分類して5分類とすることがあります。日本特有の文化ともいえるでしょう。

ビジネス上でよく使われる尊敬語と謙譲語

下の表は、ビジネス上でよく使われる尊敬語と謙譲語の一覧です。よく覚えておきましょう!

3種類の敬語と美化語について

尊敬語

相手(の物・ことを含む)を高めて敬意を表す言葉。相手の呼び名や動作を示す動詞等に使う。(例:今日の午後、〇〇様がいらっしゃる。)

謙譲語

自分(の物・ことを含む)を謙遜してへりくだることで相手を高くし敬う。日本独特の言葉遣い。(例:本日の午後、私の方から伺わせていただきます。)

丁寧語

聞き手に対して直接的な敬意を表し、改まった気持ちで言葉遣いを丁寧にする時に使う。相手への敬意を表す際に「お・ご・御」等の接頭語を付け、語尾は「です・ます・ございます」でくくる。(例:おはようございます。)

美化語

「お」や「ご」を言葉の頭につけて、相手により丁寧な印象を与えるときに使う。(例:お茶、ご挨拶)

注意すること

ビジネスシーンで敬語を使う際、気を付けるべき点は、社内・社外で使い分けるということです。社内では、上司の方には尊敬語、同僚には丁寧語などと敬語を使う必要がありますが、社外に出た場合は、上司も部下も全員ひとつのグループとして考えます。取引先の人やお客様に対し、自分の上司について話す場合(電話も含む)は敬語を使う必要がなくなるため、注意しましょう。

電話応対

電話応対は、社会人として知っておいて損をすることはありません。電話のかけ方・受け方ひとつで、会社のイメージを左右する場合もあります。この機会に知っておきましょう。

手元にメモできるものを用意しておく

電話がかかってきてから筆記用具を探していると、相手に迷惑が掛かってしまいます。メモ帳と筆記用具が電話の近くにあれば、伝言を頼まれたり、内容が複雑である時も必要に応じメモを取ることができます。また、伝言を頼まれてメモを取る際は、伝言を伝える相手の名前、伝言を受けた相手の名前、日時、メモを取った自分の名前を内容と一緒に書いておくようにしましょう。

普段より明るい声で

電話をかける時も受ける時も、明るい声で話をすることを心がけましょう。電話は、直接対面して話すときと違って、相手の顔が見えません。そのため、声だけでやり取りをし、相手に気持ちや要件を伝える必要があります。話をスムーズにするためにも、普段よりも1段明るい声で、はきはきと話すようにするとよいでしょう。

会社の代表として応答していることを意識する

話している相手は、電話のあなたの声を会社の声だと判断します。つまり、相手は自分を属している会社そのものだと受け取ります。電話応対の時は、「自分は会社の代表として電話に応答している」という意識と責任感を持ちましょう。

注意すること

電話をかける時間に注意

週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯のため、なるべく避けましょう。朝・夜などの業務時間外にどうしても電話をかけなければならない時には、一言添えるのがマナーです。(例:朝早く恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します)

個人情報を守る

当たり前のことではありますが、携帯電話の番号などをはじめとする社内の個人情報は決して教えてはいけません。電話で伝えるのはやめておきましょう。

敬語の使い分けに気を付ける

(敬語項目の注意することを参照してください。)

 

メール

ビジネスシーンにおいて、メールでのやり取りは必要不可欠となります。ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ってしまうと、相手に失礼・誤解を与えてしまう可能性があります。そのため、基本的なビジネスメールの送り方を理解しておきましょう。

件名の書き方

仕事のメールは、メールボックスに大量に届くことが多いです。そのため、ぱっと見ただけでで用件が伝わるような件名を書いてわかりやすくしましょう。
「お知らせ」「お世話になります」など曖昧な件名では、間違って破棄される可能性もあります。また、件名は長くなりすぎないよう20字以内に収めるといいでしょう。

件名を書く上で注意したいポイント

・名称や内容を入れ、具体的に用件を書くこと
・日付やプロジェクト名など、用件を特定しやすい要素を入れること
・メールを送った目的が分かるように書くこと

本文の書き方

宛名

・会社名

・部署名

・役職名

・名前

・敬称

宛名は、このような順番で書きましょう。また、「■■部長様」のように、役職と敬称を重ねてはいけません。「部長」「課長」などの役職名と「様」は共に敬称のため○○部 ■■部長 又は、○○部 部長 ■■様 と書くようにします。

団体宛

○○株式会社御中 または ○○株式会社 ▲▲部御中

複数名に送る場合

名前を書く場合は、必ず役職順に書きましょう。

・○○株式会社
●●様、××様、■■様

送信先が部署全体や、複数の取引先等の場合は”各位”を使います。

・○○株式会社 ▲▲部 各位
・お取引先 各位

挨拶・名乗り

本文に入る前に、挨拶文と名乗り(自己紹介)を書きましょう。
最もよく使われる基本形は、次の形になります。

初めてメールを送る場合:突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社△△部の○○と申します

基本(2回目~):お世話になっております。○○株式会社△△部の○○です。

(手紙と違って、メールは用件を簡潔に伝える媒体なので、時候の挨拶はいりません。)

本文

本文では、件名で伝えた用件を、具体的にかつ簡潔に書きます。
5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識して、正確に伝えるようにしましょう。
箇条書きなど、短く分かりやすい文章で伝えるようにしましょう。

結びの言葉

ビジネスメールでは、本文の後に「結びの言葉」を入れます。

定番:何卒よろしくお願いいたします。

   お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

返事がほしい場合:ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです。

署名

メールの最後には「署名」を入れます。次の順番で、必要な要素を記載します。

・会社名、部署名
・名前
・住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・Webサイト名、URL

一般的に、会社では署名のテンプレートが用意されていることが多いです。自分用にカスタマイズして使いましょう。

名刺交換

みなさん、名刺入れはお持ちですか?ポケットや財布などに直接名刺を入れて、そこから取り出してはいけません。社会人になって名刺入れを持っていないと、いざ交換するときに恥をかいてしまうので注意しましょう。

(参照:東京カラー印刷通販 https://www.tcpc.co.jp/)

①あらかじめ名刺入れを手元に用意しておき、すぐに名刺を取り出せるようにしておきましょう。目下の方、又は訪問者の方から相手に近づき、先に名刺を出します。名刺は名刺ケースの上に乗せ相手正面に向けます。

②名刺を片手で持ち、もう片方の手を添えながら差し出します。このとき社名・部署名・フルネームを名乗ります。(例:〇〇商事営業部の▲▲です。よろしくお願いいたします。)名刺は胸の高さで差し出しますが、相手の名刺の高さよりも少し低い位置で差し出すと、謙虚さを表すことができます。

③、④相手の名刺は、必ず左手で受け取ります。その後すぐに右手を添えるようにして両手で持ちます。この時、字が指で隠れてしまわないように気を付けましょう。相手の名刺を受け取るとき、「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と答えましょう。このときに、「素敵なお名前ですね」など一言添えると、緊張した空気が和らぐかもしれません。こうして会話を交わす時も、基本的に名刺は、胸より上の高さでキープしておきます。

受け取った後は

受け取った名刺は、すぐに名刺入れにしまわないようにしましょう。立っている間は名刺入れの上に、テーブルがある場合は、椅子に座ったタイミングでテーブルの上に名刺入れ、名刺の順に重ねて置きます。名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気で判断します。基本的には「相手の名前を覚えるまで」ですが、現場ではテーブルに置いた名刺を名刺入れにしまう動作は、打ち合わせや商談の終わりという合図です。名刺をしまうタイミングは、相手や周りの人に合わせておけば間違いないでしょう。

 

最後に

いかがでしたか?基本的なことばかりなので、知っていることも多かったかもしれませんね。

これらのことをしっかりとおさえて、春からの社会人生活に活かしてみてください。

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